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Hinweisgebersystem

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Hinweisgebersystem

Zur Erfüllung der Anforderungen der EU Whistleblowing Richtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) bieten wir im audatis MANAGER ein optionales Modul als Hinweisgebersystem an.

Mit dem Hinweisgebersystem können Sie (anonyme) Hinweise als Verantwortlicher entgegennehmen und über einen verschlüsselten Kanal mit dem Hinweisgeber (anonym) kommunizieren.

 

 

Weitere wichtige Features

Berechtigungssystem und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für maximale Vertraulichkeit

Gewährung des Zugriffes für die Arbeit mit den Hinweisen durch digitale Schlüsselweitergabe

Möglichkeit der Trennung von der Verwaltung, z. B. Datenschutzbeauftragter und Sachbearbeiter

Die Meldungen können anonym oder nicht anonym erfolgen

Textvorlagen für die Aufklärung zur Nutzung, Einwilligungserklärung, Bestätigungstext und Hinweistext

Vordefinierte Textbausteine

Automatische Empfangsbestätigung

Automatische Erinnerung an gesetzliche Rückmeldefristen

Dokumentations- und Löschfunktion

Zweisprachige Nutzung in Deutsch und Englisch

Musterverzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für das Hinweisgebersystem verfügbar

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Informationen zur Nutzung des

 Moduls finden Sie hier:

Downloads anzeigen

Lernen Sie unser Hinweisgebersystem im audatis MANAGER kennen:

Einrichtung und Vorstellung des Hinweisgebersystem

audatis MANAGER – Einrichtung und Vorstellung des Hinweisgebersystem

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In 8 Schritten das Hinweisgebersystem im audatis MANAGER

Mit unserer Anleitung möchten wir Sie unterstützen, damit Sie in nur 8 Schritten das Hinweisgebersystem in Ihrem audatis MANAGER aktivieren und konfigurieren können. Außerdem finden Sie in dieser Anleitung weitere Tipps und Anweisungen zu der allgemeinen Nutzung des Hinweisgebersystem.

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Schulung und Vorlagen

Schulung und Vorlagen

Kostenfreie Vorstellung des Hinweisgebersystems

Kostenlosen Webinar: Wie Sie das webbasierte Hinweisgeberschutzsystem im audatis MANAGER nutzen können, um Ihre Verpflichtungen im Bereich Hinweisgeberschutz optimal anzugehen und Ihre Pflichten mit der Software erfüllen.

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Fachkundeschulung für Fallbearbeiter einer internen Meldestelle nach HinSchG

Live-Online-Schulung direkt mit unseren Experten das notwendige Fachwissen gemäß § 15 HinSchG (Hinweisgeberschutzgesetz) zur Bearbeitung von Hinweisen und Einrichtung einer internen Meldestelle inkl. Fachkundenachweis.

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DSFA für den Einsatz als Hinweisgebersystem

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir ein Beispiel für eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für die Nutzung des audatis MANAGER als Hinweisgebersystem erstellt.

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E-Learning Compliance: Einführung eines Hinweisgebersystems

Einführung, Begriffe des Hinweisgebersystems, Notwendigkeit eines Hinweisgebersystems, Unsere Meldekanäle, Warum sind Hinweisgebersysteme wichtig?, Was soll über das Hinweisgebersystem wie gemeldet werden?

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Zusatzpaket VVT: Hinweisgebersystem (ca. 12 Verarbeitungstätigkeiten)

Ca. 12 Verarbeitungstätigkeiten vom Hinweisgebersystem fürs Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT).

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FAQ

Sie haben noch nicht die passende Antwort gefunden und benötigen weiterhin Hilfe? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Kontakt
Ein Hinweisgebersystem ermöglicht das Melden von Fehlverhalten innerhalb einer Organisation. Es schützt die Identität der Hinweisgeber und fördert Transparenz sowie Vertrauen. Es hilft, Compliance-Risiken zu erkennen und zu verringern.
Gem. § 12 Abs. 2 HinSchG müssen Unternehmen mit > 50 Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem einrichten. Gem. § 12 Abs. 3 ist es für bestimmte Branchen, z. B. Finanzdienstleistungen, unabhängig von der Mitarbeiterzahl des Unternehmens als verpflichtend.
Unternehmen ohne verpflichtendes Hinweisgebersystem riskieren Bußgelder bis zu 500.000 € bei Meldungsverhinderung oder Missachtung der Vertraulichkeit. Fehlen Hinweisgebersysteme können Bußgelder bis 20.000 € sowie ein Reputationsverlust drohen.

Hinweisgebersystem

  1. Klicken Sie auf das Modul „Eingegangene Hinweise“.
  2. Wenn ein Hinweis gelöscht werden soll, muss dieser einmal vorher auf den Status „Rückmeldung erfolgt“ oder „Abgelehnt“ gesetzt und gespeichert werden.
  3. Anschließend kann der Hinweis auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden.
  4. Nun erscheint neben dem Hinweis auf der rechten Seite ein kleines „Archiv“ Symbol. Klicken Sie dies, um den Hinweis zu archivieren.
  5. Der Hinweis wurde in das Archiv verschoben. Dort wird ein Hinweis 3 Jahre aufbewahrt, bevor er endgültig gelöscht werden kann.
  1. Klicken Sie auf das Modul „Mandanteneinstellungen“.
  2. Klicken Sie auf den Reiter „Hinweisgebersystem“.
  3. Hier kann das Hinweisgebersystem und dessen Anzeige etwas angepasst werden. Es können bspw. die Texte angepasst werden und auch, ob der Footer und Header des audatis MANAGERs mit angezeigt werden soll.
  1. Klicken Sie auf das Modul „Mandanteneinstellungen“.
  2. Klicken Sie auf den Reiter „Hinweisgebersystem“.
  3. Hier finden Sie einen Link zum Hinweisgebersystem und auch die Grafik eines QR-Codes.
  4. Beides können Sie nach Belieben auf Ihrer Webseite einbinden, sodass jederzeit Hinweise gemeldet werden können. Sofern der Link nicht veröffentlicht wird, sondern z.B. nur im Intranet genutzt wird, kann niemand von außen das Hinweisgebersystem erreichen. Sollte der Link z.B. auf der Webseite veröffentlicht werden, ist das Hinweisgebersystem für alle erreichbar. Der QR-Code enthält den Link zum Hinweisgebersystem und kann beispielsweise ausgedruckt werden, um diesen am Schwarzen Brett oder für andere Zwecke zu verwenden. 

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