Funktionen
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist für den Datenschutzbeauftragten oft eine undankbare und langwierige Aufgabe. Mit unserem Datenschutzmanagementsystem erstellen Sie dieses Verzeichnis (früher auch als Verfahrensverzeichnis bezeichnet) auf Knopfdruck oder binden die Ansprechpartner in den Fachabteilungen in die Bearbeitung mit ein. Damit haben Sie schnell eine Übersicht aller Verfahren mit Bezug zu personenbezogenen Daten und sind jederzeit auskunftsfähig gegenüber Betroffenen und Aufsichtsbehörden.
Darüber hinaus ist das Verzeichnis als Werkzeug für den Datenschutzbeauftragten unerlässlich, um z.B. im Fall von Datenpannen reaktiv oder bei der Planung von Sicherheitsmaßnahmen proaktiv tätig werden zu können.
Sie können weiterhin jede angelegte Verarbeitungstätigkeit als Vorlage speichern, für neue Verarbeitungstätigkeiten übernehmen und müssen diese lediglich anpassen. Außerdem können Sie individuelle Textbausteine als Vorlage verwenden, um den Benutzern eine schnellere und auf Ihre Organisation abgestimmte Dateneingabe zu ermöglichen.
Weitere wichtige Features
Ausfüllen oder Ergänzen von Verarbeitungstätigkeiten an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
Bearbeitungshistorie zur Erfüllung der Eingabekontrolle
Einsatz von individuellen Textbausteinen als Vorlage zur schnelleren Erfassung
Export aller Verarbeitungstätigkeiten (jeweils einzeln oder alle – als internes oder behördliches Verzeichnis) im CSV- oder Word-Format möglich
Gruppenvorlagen speichern und nutzen oder Verarbeitungstätigkeiten mit anderen Organisationseinheiten verknüpfen.
Workflowintegration für einfachere und schnellere Abläufe
Vorlagen
Basisvorlagen (67 Verarbeitungstätigkeiten)
Für Basistätigkeiten bieten wir ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als Vorlagenpaket an.
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Anwaltskanzlei und Notariat (72 Verarbeitungstätigkeiten)
Für Anwaltskanzleien und Notariate bieten wir ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als Vorlagenpaket an.
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Apotheke (65 Verarbeitungstätigkeiten)
Wir bieten für Apotheken ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als Vorlagenpakete an.
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Hotel und Gastronomie (77 Verarbeitungstätigkeiten)
77 Verarbeitungstätigkeiten speziell für Hotel und Gastronomie.
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IT-Systemhaus (65 Verarbeitungstätigkeiten)
Unsere fertigen Mustervorlagen für IT-Systemhäuser.
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FAQ
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KontaktVerzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Im Bearbeitungsmodus muss dafür folgendes Format verwendet werden:
[[url=https://manager.audatis.de/]]
Die Verlinkung wird lediglich im Ansichtsmodus dargestellt.
- Klicken Sie von der Hauptseite des audatis MANAGER ausgehend auf „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“.
- Klicken Sie auf den Datensatz, welchen Sie als Vorlage bereitstellen unter der Spalte „Arbeitsschritte auf das Stiftsymbol“.
- Wechsel Sie nun unter der linken Menüleiste auf den Tab „Einstellungen“.
- Wählen Sie unter „Einstellungen bei Speichern“ aus, ob diese Verarbeitungstätigkeit als Vorlage innerhalb des Mandanten („ja, als Vorlage für diesen Mandanten“) oder als Vorlage für alle untergeordneten Mandanten („ja, als Vorlage für alle untergeordneten Mandanten“) bereitgestellt werden soll. Die letzte Option steht nur in der Group-Version zur Verfügung.
- Klicken Sie anschließend auf „Verarbeitungstätigkeit speichern“.
Wenn Sie nun anschließend eine neue Verarbeitungstätigkeit unter „Neue Verarbeitungstätigkeit” anlegen erstellen, dann können Sie unter „A.0 Erstellungsmodus” die Option nach Organisationsvorlage auswählen und finden dort Ihre soeben als Vorlage bereitgestellte Verarbeitungstätigkeit wieder.
- Stellen Sie sicher, dass die Verarbeitungstätigkeit, welche verknüpft werden soll im Modul „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ vorhanden ist.
- Klicken Sie von der Hauptseite des audatis MANAGER aus auf das Modul „Gemeinsam Verantwortliche“.
- Klicken Sie auf den türkisen Button „Gemeinsam Verantwortliche für eine Verarbeitung anlegen“.
- Legen Sie unter „A.1 Bezeichnung“ eine Bezeichnung für diesen Datensatz fest. Unter dem Punkt „A.2 Organisationseinheit“ geben Sie an, in welcher Abteilung / Fachbereich / Amt diese gemeinsam Verantwortlichen vorhanden sind. Bei Punkt „A.3 Fachverantwortlicher“ legen Sie den Fachverantwortlichen fest, i.d.R. jene Person, welche den Datensatz pflegen soll. Wenn Sie den Fachverantwortlichen über seine neue Aufgabe informieren möchten, setzen Sie das Häkchen bei „Ja, den oben genannten […]“.
- Klicken Sie auf „Gemeinsam Verantwortliche“ anlegen.
- Wählen Sie unter „A.4 Bezug zur Verarbeitungstätigkeit“ jene Verarbeitungstätigkeit aus, mit welcher Sie diese gemeinsam Verantwortlichen verknüpfen möchten.
- Klicken Sie anschließend auf „Gemeinsam Verantwortliche“ speichern.
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