In der Dateiablage können Sie verschiedene Dateien ablegen, ohne diese mit Modulen verknüpfen zu müssen. Sie können hier verschiedene Ordner nach Belieben erstellen, diese auf andere Mandanten kopieren oder auch mandantenübergreifende Ordner erstellen.

Bei den Dateien aus Datenschutzmodulen handelt es sich um Ordner, in denen über die Dateiablage keine Dateien hochgeladen werden können. Hier handelt es sich um eine Sammelstelle, wo alle Dateien angezeigt werden können, die in Datensätzen in den jeweiligen Modulen hochgeladen wurden. Somit können Sie schnell auf einen Blick sehen, in welchen Datensätzen Dateien hochgeladen wurden, ohne jeden Datensatz eines Modules einzeln durchsehen zu müssen. Sind in einem Datensatz mehrere Dateien hochgeladen, können Sie über diesen Ordner auch alle Dateien gleichzeitig herunterladen und müssen diese nicht alle einzeln anklicken.

Während des Erstellens eines Ordners kann dieser als mandantenübergreifender Ordner festgelegt werden. Anschließend müssen in den „Einstellungen“ des Ordners die Berechtigungen festgelegt werden, wo ausgewählt werden kann, welche anderen Mandanten diesen Ordner sehen können. Dabei ist zu beachten, dass andere Mandanten diesen Ordner nur sehen können und die Dateien in diesem Ordner herunterladen können. Es kann also von keinem anderen Mandanten etwas zu dem Ordner hinzugefügt werden.

1. Scrollen Sie nach unten an das Ende der Seite, bis Sie beim Bereich „Aktion auswählen“ angekommen sind.
2. Wählen Sie einen Mandanten, auf den der Ordner kopiert werden soll.
3. Wählen Sie einen Ordner, welcher kopiert werden soll.
4. Beachten Sie: um alle Dateien zu kopieren, muss der Haken gesetzt werden bei „Mit erhaltenen Dateien kopieren“, ansonsten wird nur der Ordner ohne Dateien auf den Mandanten kopiert.
5. Wählen Sie „Aktion ausführen“ und der Ordner wird auf den anderen Mandanten kopiert.

Dateien vom Typ DOC bzw. DOCX können als Vorlage genutzt werden. Dabei werden Variablen innerhalb des Dokuments beim Download durch Angaben aus den Mandanteneinstellungen ausgetauscht.

1. Klicken Sie in dem Ordner, wo eine Vorlage hochgeladen soll, auf „Datei hochladen“.
2. Wenn Sie auf das Wort „ACHTUNG!“ klicken, finden Sie eine Liste aller Variablen, die bei Erstellung einer Vorlage verwendet werden können.
3. Wenn Sie die Datei mit den Variablen erstellt haben und als DOC oder DOCX-Datei gespeichert haben, können Sie diese über „Durchsuchen…“ auswählen.
4. Setzen Sie den Haken bei „Datei ist eine Vorlage (nur bei docx).“.
5. Klicken Sie auf „Datei(en) hochladen“.
6. Nun ist die Vorlage hochgeladen. In der Dateiübersicht sind alle Vorlagen mit einem „Vorlage ACHTUNG!“ versehen.
7. Wenn nun diese Vorlage bspw. in einem mandantenübergreifenden Ordner abgelegt wurde, werden die Variablen entsprechend eingesetzt, je nachdem auf welchem Mandanten die Datei heruntergeladen wird.