Nachweismanagement

Funktionen

Nachweismanagement


Behalten Sie den Überblick über die Nachweise, die Sie von Ihren Mitarbeitern einfordern. Erstellen Sie Übersichtslisten, aus denen Sie jederzeit ersehen können, wer einen Nachweis noch bestätigen muss.

Weitere wichtige Features

Nachweise einholen

Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einladen

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FAQ

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Kontakt
"Benutzer" sind Personen, welche Zugriff auf den audatis MANAGER haben, um Teil des Datenschutzmanagement-Systems zu sein und darin mitzuarbeiten z.B. Datenschutzbeauftragte, Datenschutzassistenten und Fachverantwortliche.
"Mitarbeiter" hingegen sind Personen, welche indirekt für Dokumentationen herangezogen werden (z.B. wer hat an welcher Präsenzschulung teilgenommen?) oder aber zu Lerneinheiten des E-Learning im audatis PORTAL eingeladen werden können.
Sie finden in fast allen vom audatis MANAGER verschickten E-Mails ganz unten Ihre MID.

Nachweismanagement

Die Funktion der Mitarbeiternachweise soll zum einen genutzt werden, um Ihnen als Unternehmen die Möglichkeit zu geben, Ihren Mitarbeitern auf eine unkomplizierte Weise Formulare wie Richtlinien oder Einwilligungserklärungen zeitnah bereitzustellen. Zum anderen haben Sie eine Übersicht aller Formulare, denen die Mitarbeiter, zugestimmt oder widersprochen haben.

  1. Gehen Sie über das Hauptmenü in das Modul „Rechnungs- und Lizenzdaten“.
  2. Klicken Sie auf den Reiter „Inhalte erweitern“.
  3. Im Bereich „Nachweisvorlage bestellen:“ können Sie nun verschiedene Vorlagen erwerben. Dabei sind manche Vorlagen kostenpflichtig und andere kostenfrei.
  4. Wählen Sie die Vorlage aus, welche Sie erwerben wollen, setzen den Haken bei „Ja, hiermit bestätige ich die einmalige, kostenpflichtige Bestellung der Nachweisvorlage zum genannten Nettopreis.“ und klicken auf „Vorlage kostenpflichtig bestellen“.
  5. Anschließend kann die Vorlage im Modul „Mitarbeiternachweise verwalten“ beim Erstellen eines neuen Nachweises ausgewählt werden und der Nachweis kann aus dieser Vorlage erstellt werden.
  1. Gehen Sie über das Hauptmenü in das Modul „Mitarbeiternachweise verwalten“.
  2. Klicken Sie auf „Neuen Nachweis anlegen“.
  3. Geben Sie alle Informationen ein. Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle auch eine Vorlage auswählen, aus welcher der Nachweis erstellt werden soll.
  4. Klicken am Ende der Seite auf „Nachweis anlegen“.
  5. (Wenn Sie den Nachweis aus einer Vorlage erstellt haben, können Sie diesen Schritt überspringen) Klicken Sie nun auf das Stift-Symbol, um den Nachweis zu bearbeiten.
    1. Wählen Sie bei „Nachweisinhalt“ eine Sprache aus und fügen diese hinzu.
    2. Klicken Sie neben der Sprache auf das Stift-Symbol.
    3. Füllen Sie nun alle Felder mit den notwendigen Informationen aus.
    4. Klicken Sie am Ende der Seite auf „Eintrag ändern“, um alle Änderungen zu speichern.
    5. Bei Bedarf kann eine weitere Sprache hinzugefügt werden, wenn Nachweise bspw. an englisch- und deutschsprachige Mitarbeiter gehen sollen.
  6. Wenn der Nachweis finalisiert wurde, können Mitarbeiter hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu in der Nachweisübersicht auf das Männchen-Symbol, des Nachweises, wo Sie Mitarbeiter hinzufügen wollen.
  7. Sie können nun über „Einen Mitarbeiter hinzufügen“ einzelne Mitarbeiter hinzufügen oder über „Eine Organisationsgruppe hinzufügen“ ganze Gruppen/Abteilungen. Wählen Sie dazu, die jeweiligen Personen aus und klicken am Ende der Seite auf „Hinzufügen“.
    1. Wichtig: zu diesem Zeitpunkt sind die Mitarbeiter nur „angelegt“ und noch nicht eingeladen.
  8. Markieren Sie nun alle Mitarbeiter, welche zu der Schulung eingeladen werden sollen (alternativ können Sie am Ende der Seite auch „Alle auswählen“ klicken.)
  9. Wählen Sie „Alle ausgewählten Mitarbeiter zum Nachweis einladen“ und setzen den Haken bei der Sicherheitsabfrage.
  10. Anschließend klicken Sie aus „Aktion ausführen.“

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