Problemstellung:
Wenn Sie für einen Mandanten eine Flatrate erwerben, dann erhalten Sie darüber eine Rechnung von uns, welche keine Mandanten-ID (MID) enthält, da die Rechnung über einen automatisierten Prozess erstellt wird und die Datenübergabe nicht mit MID erfolgen kann.

Wie können Sie nun herausfinden, für welchen Mandanten eine Flatrate gebucht wurde?

Lösung:
a) Sie nutzen die Standard-Version:
In dieser Version ist die Bestellung einer Flatrate immer an den einzigen Hauptmandanten gebunden. Somit wird immer für diesen Mandant auch die Flatrate gebucht.

b) Sie nutzen die Group-Version:
Dann haben Sie in Ihrem Hauptmandanten in der Mandantenübersicht (dort wird dieser durch ein „Blatt-Symbol“ gekennzeichnet) als Systemadministrator einen Button mit der Bezeichnung „Flatrate-Lizenzen“. Über diesen Button erhalten Sie eine alphabetische Auflistung aller Mandanten, die zu diesem Hauptmandanten gehören und sehen dort auch, ob eine Flatrate gebucht wurde, welche Flatrate gebucht wurde und wann diese Flatrate gebucht wurde und können das mit den Rechnungsdaten abgleichen.
 

Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot auf Grundlage Ihres Bedarfs. Kontaktieren Sie unseren Vertrieb unter sales@audatis-services.de oder unter 05221 8729217.

Wir bieten Ihnen den audatis MANAGER auch als Whitelabel-Lösung mit eigener Domain an. Hier können Sie die komplette Software unter eigenem Namen anbieten – Entwicklung und Wartung erfolgen weiterhin durch uns. Erfragen Sie gerne die Konditionen und Modalitäten bei unserem Vertriebs-Team unter: sales@audatis.de.
 

Die Flatrate für Zusatzfunktionen ist als Jahresflatrate konzipiert und kann optional zu einer Mandantenlizenz hinzugebucht werden.

Wie lange ist meine Laufzeit der Flatrate?

Dabei orientiert sich die Flatrate immer an der Laufzeit des Hauptmandanten, läuft dieser noch 8 Monate, läuft auch die Flatrate noch 8 Monate und verlängert sich dann (sofern Sie nicht 30 Tage vorher Ablauf gekündigt wurde) zusammen mit der Mandantenlizenz um 12 weitere Monate.

Die aktuelle Laufzeit finden Sie über die „Rechnungs- und Lizenzdaten“ im Punkt: „Laufzeit / Abrechnungsinformationen“.

Wie erwerbe ich eine Flatrate?

In der audatis MANAGER Standard-Version (1 Mandant) kann diese in den „Rechnungs- und Lizenzdaten“ auf dem Reiter: „Umfang erweitern“ hinzugebucht werden und läuft dann parallel zur allgemeinen Laufzeit des Mandanten.

In der Group-Version (min. 2 Mandanten) erfolgt die Buchung der Flatrate für den Hauptmandanten (falls hier benötigt) in den „Rechnungs- und Lizenzdaten“ auf dem Reiter: „Umfang erweitern“.

Wichtig: Für Untermandanten muss die Flatrate im jeweiligen Mandanten selbst gebucht werden (analog zu mehr Benutzer oder mehr Speicher). Dies erfolgt dort über die „Lizenzdaten“ und dort im Punkt „Flatrate für Zusatzlizenzen bestellen“.

Kann ich eine Flatrate für mehrere Mandanten benutzen bzw. Lizenzen aufteilen?

Nein, das geht leider nicht.

Der Preis der Flatrate bezieht sich auf einen Mandanten pro Monat und kann in den 3 Staffeln: bis 100 Mitarbeiter, bis 500 Mitarbeiter und ab 501 Mitarbeiter gebucht werden.
Damit steht nur diesem Mandanten ein unbeschränktes Recht zur Nutzung der Zusatzfunktionen für max. X Mitarbeiter zu. Dies kann nicht auf andere Mandanten verteilt oder mit diesen geteilt werden.

Kann ich eine Flatrate monatlich kündigen?

Da es sich um eine Jahres-Flatrate handelt, ist die Laufzeit entsprechend mit der Laufzeit des Hauptmandanten verbunden.

Sofern alle Beteiligten damit einverstanden sind, können einzelne Mandanten herausgelöst und zu eigenständigen Versionen umgestellt werden oder anderen Mandanten auf dem gleichen Server zugeordnet werden. Bitte teilen Sie die MID des zu übertragenden Mandanten sowie die des betreffenden Hauptmandanten über ein neues Ticket mit.

Des Weiteren wäre wichtig zu wissen, ob Ihr Kunde bereits eine Version des audatis MANAGER im Einsatz hat, in welche wir die Daten integrieren können, oder ob dieser eine neue (Standard-) Version registrieren muss. In letzterem Fall würden wir den Mandanten aus Ihrem Model auslagern und zu einer Demoversion umwandeln, welche dann durch den neuen Inhaber registriert und zur Vollversion umgewandelt werden kann.
 

Sollten Sie die Meldung bekommen, dass Ihre Lizenz abgelaufen ist, kann dies folgende Ursachen haben:

1. Ihre Demoversion ist abgelaufen (nach 30 Tagen):
Lösung: wir können Sie auf Wunsch (bitte ein Ticket erstellen) einmalig für 5 Tage freischalten, damit Sie in dieser Zeit Ihre Rechnungsdaten eingeben und eine kostenpflichtige Vollversion buchen können.
2. Sie haben einen Mandanten gekündigt und dieser wurde somit nicht automatisch um ein Jahr verlängert:
Lösung: wir können Ihnen auf Wunsch (bitte ein Ticket erstellen) diesen Mandanten innerhalb von 30 Tagen wieder freischalten und damit in das laufende Abo inkl. Rechnungsstellung wieder einbeziehen.

In beiden Fällen sollten Sie jedoch auch 10 Tage vorher eine Information per E-Mail erhalten haben, mit weiteren Informationen. Sofern Sie als Benutzer (kein Administrator) ein Ticket eröffnen, können wir leider keine Lizenzen verlängern, wenden Sie sich bitte an den Administrator (oft der Datenschutzbeauftragte) um dies in die Wege zu leiten.

Allgemeine Löschfrist für gesamten Mandanten:

Die Löschfrist beim audatis MANAGER beträgt 60 Tage ab Ablauf des Lizenzdatums bei gekündigten oder nicht verlängerten Mandanten sowie Demoversionen. Nach Ablauf der Zeit, wird der Mandant mit sämtlichen Daten aus unseren Systemen unwiderruflich gelöscht und kann auch nicht durch Datensicherungen wiederhergestellt werden.

Individuelle Löschfristen für gelöschte Daten:

In einem aktiven und nicht bereits gelöschten Mandanten haben Sie die Möglichkeit die Löschfrist für alle gelöschten Inhalte selbst pro Mandant zu definieren. In den Mandanteneinstellungen auf dem Reiter: Sonstiges können Sie unter dem Punkt: „Aufbewahrungszeit gelöschter Daten“ einen Zeitraum zwischen 30 Tagen und 3650 Tagen auswählen. Wird ein Objekt gelöscht, wird dieses für den eingestellten Zeitraum unter „Gelöschte Daten“ so lange angezeigt, bis die Aufbewahrungszeit abgelaufen ist. In diesem Zeitraum kann das Objekt wiederhergestellt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit werden die Daten automatisch aus unserem System entfernt und unwiderruflich gelöscht.

Sie können jederzeit eine kostenfreie Datensicherung mit allen Inhalten und Dokumenten durchführen, indem Sie diese in den Mandanteneinstellungen auf dem Reiter: Sicherheit diese als ZIP-Datei herunterladen. 60 Tage nach Ablauf der Demoversion bzw. 60 Tage nach Vertragsende werden Ihre Daten gem. „privacy by default“ und „privacy by design“ gem. der Datenschutzgrundsätze der „Datenminimierung“ und „Speicherbegrenzung“ automatisiert und dauerhaft gelöscht.
 

Sie können Ihre Anschrift oder Rechnungs-Email-Adresse jederzeit über den Hauptmandanten im audatis MANAGER unter dem Punkt: Rechnungs- und Lizenzdaten ändern. Für die Änderung des Firmennamens benötigen wir einen Nachweis (z.B. Änderungseintrag im Handelsregister), welchen Sie bitte zusammen mit der MandantenID (MID) in unserem Ticketsystem einreichen. Die Änderung wird dann von uns nach Prüfung durchgeführt.