Funktionen des audatis MANAGER

Wir bieten Ihnen ein Datenschutzmanagementsystem mit umfangreichen Funktionen

Mit diesen Funktionen macht Ihnen der „audatis MANAGER“ Ihr Datenschutzmanagement effizienter und effektiver

Auftragsverarbeitungen (AVV)

Behalten Sie stets den Überblick über alle Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (AVV) und dokumentieren Sie bei Bedarf automatisch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für den Auftragsverarbeiter.

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Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Beschreiben Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherheit der Verarbeitung und nutzen Sie dafür zahlreiche Vorlagentextbausteine zur schnelleren Bearbeitung.

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Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Erstellen Sie ein gesetzeskonformes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und nutzen Sie dieses als zentrale Dokumentationsstelle in Ihrem Datenschutzmanagementsystem.

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E-Learning

Mit unserem E-Learning können Sie webbasierte Datenschutzschulungen direkt mit den enthaltenen Inhalten durchführen oder diese an Ihre Bedürfnisse anpassen.

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Aufgabenverwaltung

Organisieren Sie alle Tätigkeiten im Datenschutz gemeinsam und verteilen Sie Aufgaben an die Fachverantwortlichen und sonstige Beteiligte.

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Maßnahmen- und Projektplan

Mit dem Maßnahmen- und Projektplan behalten Sie die Übersicht und verwalten alle Arbeitspakete in Ihrem Datenschutzmanagementsystem.

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Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle

Mit unserem Assistenten für Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle melden Ihre Mitarbeiter diese intern und Sie behalten die Meldefristen für die Aufsichtsbehörden im Blick.

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Anfragen Betroffener

Verwalten Sie alle Arten von Betroffenenanfragen (z.B. Auskunft, Löschung, Widerruf) und beantworten Sie diese zentral mit wenig Aufwand durch unsere Vorlagen.

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Dokumentations- und Nachweisverwaltung

Dokumentieren Sie an zentraler Stelle alle datenschutzrelevanten Informationen, Schulungen und Verpflichtungen Ihrer Mitarbeiter.

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Berichtsverwaltung

Erstellen Sie einfach Berichte (z.B. Tätigkeitsberichte) und greifen Sie dabei automatisch auf Informationen und KPIs Ihres Datenschutzmanagementsystems zu.

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Aktivitätenverwaltung

Sie können alle Aktivitäten des (externen) Datenschutzbeauftragten erfassen und darüber Auswertungs- und Abrechnungsinformationen exportieren.

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Dateiablage

Mit der Dateiablage lässt sich eine zentrale Datenspeicherung und ein sicherer Datenaustausch zwischen den Benutzern des audatis MANAGERs ermöglichen.

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Sicheres Nachrichtensystem

Über das sichere Nachrichtensystem lassen sich Informationen sicher austauschen, auch wenn keine verschlüsselten E-Mails genutzt werden können.

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Mandantenverwaltung

In der Group-Version können Sie beliebig viele Mandanten verwalten und Vorlagen an zentraler Stelle pflegen und mandantenübergreifend nutzen.

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Gemeinsam Verantwortliche

Verwalten Sie alle Arten von Gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen und erstellen Sie mit unserem Assistenten die notwendigen Vereinbarungen hierfür.

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Interessenabwägung

Führen Sie bequem die Abwägung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen oder Dritten vor und erhalten Sie dabei die notwendige Dokumentation.

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Mehrsprachigkeit

Der audatis MANAGER lässt sich auch in anderen Sprachen nutzen und unterstützt mit UTF-8 alle gängigen Sprachen zur Datenschutz-Dokumentation.

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Aktuelle Gesetzestexte

Ihnen stehen die aktuellsten Gesetzestexte auf Basis der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und weiterer Datenschutzgesetze zur Verfügung.

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Verschlüsselung der Daten

Bei uns werden alle Daten verschlüsselt übertragen und auch innerhalb der Datenbank verschlüsselt gespeichert.

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Benutzerverwaltung

Verwalten Sie interne und externe Benutzer und legen Sie für diese individuelle Rollen und Rechte ganz nach Bedarf fest.

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Generator für Datenschutzerklärungen (Internetseiten)

Mit unserem Generator erstellen Sie basierend auf einer riesigen Auswahl von Vorlagenbausteinen individuelle Datenschutzerklärungen für Ihre Internetseiten.

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Mitarbeiterverwaltung

Verwalten Sie alle Mitarbeiter - auch ohne Benutzerzugang - und erstellen Sie für diese notwendige Dokumentationen oder laden Sie diese zum E-Learning ein.

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IT-Inventarisierung

Verknüpfen Sie das Datenschutzmanagement mit Ihrem IT-Inventar für eine einfache Steuerung Ihrer Informationssicherheit.

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Vorlagentextbausteine

Sie erhalten von uns über 200 Vorlagentextbausteine aus dem Datenschutz für eine einfache Bearbeitung und können diese beliebig bearbeiten und erweitern.

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Aktivitätenverwaltung

Zur Dokumentation Ihrer Aktivitäten als Datenschutzbeauftragter bietet die Software Ihnen die Möglichkeit, alle durchgeführten Tätigkeiten mit Datum, Zeit und diversen Metadaten zu erfassen. Daraus lassen sich Ihre Aktivitäten für den regelmäßigen Tätigkeitsbericht automatisiert weiterverarbeiten oder Sie nutzen als externer Datenschutzbeauftragter die Software zur Übertragung der Daten in Ihre Abrechnungssoftware (inkl. abrechenbaren Zeiten, Kilometerabrechnung, Pauschalenabrechnung, weiteren Reisekosten).

Über die Aktivitäten-Schnellerfassung können Sie so auch von unterwegs mit dem Smartphone jederzeit Ihre Tätigkeiten nachhalten.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Abrechnung von Beratungsleistungen und Reisekosten
  • Export in Rechnungssoftware oder Export nach Excel
  • Zeiterfassung für externe DSB

Aktuelle Gesetzestexte

Wir stellen Ihnen stets die aktuellen Gesetzestexte zum Datenschutz zur Verfügung (aktuell: BDSG, DS-GVO, TMG, TKG).

So können Sie direkt in der Anwendung die referenzierten Rechtsgrundlagen einsehen.

Natürlich ist unsere Software in der Lage die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz mit den oben dargestellten Funktionen abzubilden.

Nächste Schritte:

Wir arbeiten gerade an der Integration der kirchlichen Datenschutzgesetze der katholischen Kirche (KDG) sowie der evangelischen Kirche (DSG-EKD) sowie der einzelnen neuen Landesdatenschutzgesetze (LDSG) der Bundesländer.

Anfragen Betroffener

Um die Anforderungen der DS-GVO in Bezug auf die Anfragen betroffener Personen einzuhalten, steht Ihnen in dieser Funktion neben der Dokumentations- auch eine Erinnerungsfunktion zur Verfügung. Damit verpassen Sie keine Fristen (1 Monat bzw. 3 Monate) mehr bei der Beantwortung von Anfragen.

Es werden derzeit folgende Typen von Anfragen berücksichtigt:

  • Auskunft über Daten
  • Berichtigung der Daten
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Löschung von Daten
  • Widerruf von Einwilligungen
  • Widerspruch zur Datenverarbeitung
  • Datenübertragbarkeit

Mit zahlreichen Vorlagen, Filtern und Einstellungen lassen sich Anfragen schnell und gezielt bearbeiten und die notwendigen Informationen bereitstellen. Außerdem können durch die integrierten Workflows Aufgaben in der Organisation verteilt werden.

Aufgabenverwaltung

Um die erforderlichen Arbeiten im Datenschutz auf mehreren Schultern zu verteilen und dabei nichts zu vergessen, können im Datenschutzmanagementsystem Aufgaben erstellt und Benutzern zugewiesen werden.

Jedem Benutzer steht eine individuelle Aufgabenliste mit erhaltenen und delegierten Aufgaben sowie deren Status zur Verfügung. Als Datenschutzbeauftragter bietet die Software Ihnen stets einen Überblick über alle Aufgaben, deren Abarbeitung Sie zusätzlich überwachen können.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Aufgaben an andere Benutzer delegieren
  • Erinnerung per E-Mail an Benutzer bis Aufgabe bearbeitet wurde möglich
  • Workflowintegration für einfache und schnelle Abläufe im Datenschutz
  • Automatische Bearbeitung von Aufgaben z.B. durch Prüfungen speichern

Auftragsverarbeitung (AVV)

Um stets alle Auftragsverarbeitungen (früher Auftragsdatenverarbeitung – ADV) im Blick zu haben, können Sie eine Liste aller Auftraggeber und Auftragnehmer führen.

Hierbei kann zu jedem Eintrag ein Kunde oder Dienstleister mit seinen Kontaktdaten gespeichert und die entsprechenden Vertragsdokumente hinterlegt werden.

Auch alle wichtigen Neuerungen gemäß DS-GVO bezieht der Softwarehersteller dabei ein:

Sie können die initiale und regelmäßige Überprüfung gem. Art. 28 DS-GVO durchführen und gleichzeitig dokumentieren. Dabei können sowohl die vertraglichen Anforderungen, wie auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen geprüft und zusammen mit dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Auftragsverarbeiters gem. Art. 30 Abs. 2 DS-GVO dokumentiert werden.

NEU: Online AV-Verträge

Gerade als Auftragsverarbeiter mit vielen Auftraggebern ist die Dokumentation aller Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung sehr zeitaufwändig. Mit Geltung der DS-GVO ist dies nun auch elektronisch möglich und kann die Schriftform ersetzen. Wir haben einen automatisierten Prozess zum Online-Abschluss von Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung implementiert, welcher nach tatsächlicher Nutzung abgerechnet wird.

Damit können Sie Ihre Prozesse zur Erstellung individueller Vereinbarungen mit Kunden erheblich vereinfachen, die Korrespondenz reduzieren, die Kosten für Zeit- und Versandaufwand minimieren und am Ende auch den Kunden entlasten, weil er zu jeder Zeit einfach online seine AV-Vereinbarungen erhält und damit sofort eine zulässige Rechtsgrundlage für den Einsatz Ihres Unternehmens als Dienstleister hat.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Aufgaben zum Ausfüllen oder Ergänzen der AV an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
  • Bearbeitungshistorie zur Erfüllung der Eingabekontrolle
  • Erstellung eines aktuellen Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten für den Auftragsverarbeiter auf Knopfdruck
  • Export aller Auftragsverarbeitungen als CSV-Datei möglich
  • Selbstauskünfte mit Auftragsverarbeitern online durchführen
  • Workflowintegration für einfache und schnelle Abläufe bei der AV Prüfung

Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung liefert Ihnen eine übersichtliche Darstellung und Verwaltung aller für den audatis MANAGER angelegten Benutzer. Neben der Dokumentation von Namen, E-Mailadressen und Benutzerrollen ermöglicht Ihnen dieses Modul auch eine einfache Verwaltung der vergebenen Berechtigungen inklusive unkomplizierter Umstellung der Verantwortlichkeiten im Falle des Ausscheidens oder Neueintritts von Mitarbeitern – das kann eine enorme Erleichterung für Ihr Datenschutzmanagement bedeuten!

 

Es können neben den vordefinierten Benutzerrollen beliebig viele eigene Rollen angelegt und mit individuellen Berechtigungen versehen werden. Es können alle Funktionen deaktiviert, lesend, schreibend und löschend berechtigt werden.

Berichtsverwaltung

Mit Hilfe der Berichtsverwaltung können Sie sich individuelle Vorlagen anlegen (z.B. für Ihren Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten) und daraus automatisiert aktuelle Berichte für einen definierten Zeitraum erstellen.

Dabei können Textbausteine, Variablen aus der Mandantenverwaltung, Maßnahmenpläne und Aktivitäten oder auch aktuelle Übersichten zu Auftragsverarbeitungen, Verarbeitungstätigkeiten oder durchgeführten E-Learnings automatisch eingefügt werden.

Der fertige Bericht steht Ihnen als Word-Dokument zur Verfügung. Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Berichten bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Automatisches Inhaltsverzeichnis
  • Vorlagenfunktion für andere Mandanten z.B. als externer DSB

Dateiablage

Um stets alle Dateien rund um den Datenschutz im Überblick zu haben, können Sie in einer einfachen, editierbaren Ordnerstruktur Dokumente ablegen und abrufen.

Damit lässt sich über die verschlüsselte Internetverbindung (SSL/TLS Verschlüsselung als https://) ein einfacher und sicherer Datenaustausch ganz ohne E-Mail-Verschlüsselung zwischen den Benutzern des audatis MANAGER etablieren.

Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle

Mit diesem Assistenten können alle Benutzer Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle im ersten Schritt auf deren gesetzliche Meldepflicht gem. Art. 33 DS-GVO hin erfassen und somit dokumentieren lassen.

Optional kann das Formular auch freigegeben und z.B. im Intranet für alle Mitarbeiter zur Meldung verfügbar gemacht werden, ohne dass hierfür ein Benutzer im audatis MANAGER benötigt wird.

Im zweiten Schritt kann eine interne Meldung an den Datenschutzbeauftragten und die weiteren Verantwortliche abgesetzt werden, welche eine Aufgabe zur Überprüfung des Vorfalls erstellt. Die hinterlegten Benutzer werden nach 24 h, 48 h und 71 h erneut an diese Aufgabe erinnert, damit eine Meldepflicht nach 72 h nicht unbeachtet verstreicht.

In der anschließenden Prüfstufe werden alle Daten erfasst, welche für die Meldung bei einer Aufsichtsbehörde oder zur Begründung, warum keine Meldung erfolgt, notwendig sein können.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Workflowintegration für einfache und schnelle Prüfung und Meldung von Datenschutzvorfällen
  • Optionaler SMS-Versand zur Benachrichtigung der Benutzer zusätzlich zu E-Mails

Dokumentations- und Nachweisverwaltung

Mit der Dokumentations- und Nachweisverwaltung können Sie individuelle Listen anlegen und dort entsprechende Mitarbeiter zuordnen, welche z.B. an einer Schulung teilnehmen sollen, eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis unterschreiben sollen oder an die bestimmte Schlüssel ausgegeben wurden, etc.

Sofern die Aktivität erledigt wurde können Sie oder z.B. die Personalabteilung dies an zentraler Stelle im Datenschutzmanagementsystem dokumentieren und nachhalten. Damit haben Sie stets den Überblick von SOLL und IST Stand.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Import von Mitarbeiterdaten aus CSV-Dateien möglich
  • Export aller Dokumentationslisten als CSV-Datei möglich
  • Workflowintegration für einfachere und schnellere Abläufe

E-Learning

Nutzen Sie „neue Medien“ auch für Ihre Mitarbeiterschulungen, indem Sie diese als E-Learnings durchführen. Egal wo und wann es in den Unternehmensablauf passt, kann der Mitarbeiter die Datenschutzschulung abrufen, durcharbeiten und abschließen. Lediglich ein Internetzugang mit aktuellem Webbrowser ist nötig (geeignet für PC, Mac, Smartphone oder Tablet).

Damit können Sie Schulungen unabhängig von Urlaub, Geschäftsreise oder Krankheit durchführen. Auch für den Einsatz in Organisationen mit mehreren Standorten oder Schichtdiensten bietet sich das E-Learning an.

Die Teilnahme am E-Learning wird automatisch dokumentiert und jeder Teilnehmer erhält nach bestandenem Test ein PDF-Teilnahmezertifikat.

Es stehen standardmäßig fertige Lerninhalte zur Datenschutz-Mitarbeiterschulung für diverse Themen (z.B. Basisschulung DS-GVO oder Datenschutz und Informationssicherheit) zur Auswahl. Darüber hinaus können mit unserem Editor die fertigen Inhalte auch individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden oder gleich komplett individuelle Schulungen zu beliebigen Themen selbst erstellt werden.

Bei der Durchführung der Schulungen steht natürlich auch der Datenschutz der Mitarbeiter im Fokus. Daher werden für den Verantwortlichen lediglich angezeigt, ob ein Mitarbeiter die Schulung inkl. Test abgeschlossen hat. Wann, wie oft und mit welchem Ergebnis er dies erledigt hat wird NICHT protokolliert und ist somit auch betriebsratsfreundlich gestaltet.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Export der Übersicht aller Mitarbeiter E-Learnings als CSV-Datei möglich
  • Zentrale Übersicht aller Lernaktivitäten und Download der Teilnehmerzertifikate

Gemeinsam Verantwortliche

Erstellen Sie Assistentengeführt Vereinbarungen gem. Art. 26 DS-GVO für die Gemeinsam Verantwortlichen.

Generator für Datenschutzerklärungen (Internetseiten)

Mit unserem Modul: Internetseiten haben Sie die Möglichkeit Datenschutzerklärungen für Ihre Webseiten individuell und rechtssicher zu erstellen.

Dabei bieten wir im Datenschutzmanagementsystem einen Fragebogen mit derzeit über 100 verschiedenen Elementen und Diensten, mit welchen Sie Ihre individuellen Anforderungen zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Datenschutzerklärung abdecken können.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Datenschutzerklärung zur Copy & Paste Übernahme in Ihre Webseite inkl. HTML-Code für den Webdesigner.

Im Fragebogen können folgende Inhalte und Dienste berücksichtigt werden:

  • Allgemeine Pflichtangaben
  • Begriffe und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
  • Technische Einstellungen
  • Cookies
  • Blogs, Online-Shops, Benutzerregistrierungen
  • Betroffenenrechte
  • Webanalyse-Tools
  • Werbeplattformen und Conversiontracking
  • Partner- und Affiliateprogramme
  • Social Media Seiten (u.a. Facebook, Google+, LinkedIn, Twitter, XING)
  • Social Plugins
  • Newsletterversand und verschiedene Anbieter
  • Plugins anderer Dienste (z.B. Google APIs, Maps, Vimeo, YouTube, etc.)
  • Zahlungsanbieter

Interessenabwägung

Sofern Sie das Berechtigte Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO als rechtliche Grundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten heranziehen, müssen Sie dieses berechtigte Interesse dokumentieren und darlegen.

Mit unserer eingebauten Funktion für eine Interessenabwägung, können Sie dies im Handumdrehen erledigen.

IT-Inventarisierung

Das Modul IT-Inventarisierung ermöglicht Ihnen die Verwaltung aller eingesetzten Anwendungen, IT-Systeme und Netzwerke an einem oder mehreren Unternehmensstandorten. Des Weiteren können die individuellen Schutzbedarfe für Systeme, Standorte und Netzwerke im Datenschutzmanagementsystem hinterlegt und verwaltet werden.

Dies ist als Vorstufe für ein ausgereiftes Risikomanagement notwendig, welches wir im laufenden Jahr bereitstellen werden. Bis dahin kann jedoch bereits der risikoorientierte Ansatz der DS-GVO bei der Planung von technischen und organisatorischen Maßnahmen angewendet werden, da der Schutzbedarf bereits in der Verarbeitungstätigkeit definiert und durch die Verknüpfungen mit Anwendungen, IT-Systemen, Standorten, Netzwerken und Organisationen nach dem Maximalprinzip auswertbar wird.

Mandantenverwaltung

In der „Group“ Version steht Ihnen eine Mandantenverwaltung zur Verfügung. Damit können Sie mehrere Rechtseinheiten anlegen und somit das Datenschutzmanagement für mehrere Einheiten / Firmen / Mandanten durchführen.

Benutzer können mandantenübergreifend arbeiten, was z.B. für externe Datenschutzbeauftragte eine große Arbeitserleichterung ist, wenn mehrere Mandanten betreut werden. Aber auch bei Unternehmensgruppen (z.B. als Konzerndatenschutzbeauftragter) können Sie mit einem Login zwischen den Ihnen zugewiesenen Mandanten einfach hin und her wechseln.

Auftragsverarbeitungen, Berichte, E-Learnigs, technische und organisatorische Maßnahmen, IT-Anwendungen, Verarbeitungstätigkeiten und vieles mehr können in übergeordneten Mandanten erstellt und dokumentiert und anschließend für die Nutzung in untergeordneten Mandanten zur Verknüpfung oder als Vorlage freigegeben werden.

Maßnahmen- und Projektpläne, Vorlagentextbausteine und Online-AV-Vereinbarungen können von einem auf einen anderen Mandanten kopiert werden.

Sie erhalten außerdem eine mandantenübergreifende Maßnahmenübersicht, damit Sie Ihre Abarbeitung nach Priorität, Status oder Verantwortlichkeiten sortieren und planen können.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Beliebig viele Mandanten hinzubuchbar
  • Externe DSB können Ihre Abrechnungsdaten und km-Pauschalen direkt hinterlegen
  • Vorlagen zentral erstellen, pflegen und freigeben
  • Inhalte auf andere Mandanten kopieren

Maßnahmen- und Projektplan

Häufig werden im Rahmen von Audits oder Bestandsaufnahmen Maßnahmen vorgeschlagen bzw. vorgegeben, welche Sie mit dem Maßnahmen- und Projektplan stets im Blick haben.

Hier können die erforderlichen Maßnahmen mit Status und Beschreibung sowie Verantwortlichem und Zieldatum versehen werden. Die Bearbeitung kann direkt im Maßnahmenplan des Datenschutzmanagementsystems dokumentiert werden und ist somit für alle Beteiligten transparent abrufbar.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Erinnerungsfunktion für Bearbeitung von Maßnahmen
  • Export aller Maßnahmen als CSV-Datei möglich
  • Sortierfunktion in der Maßnahmenübersicht
  • Verwaltung mehrerer Projekte mit Statusübersicht

Mehrsprachigkeit

In vielen Fällen wird Ihnen die Dokumentation und Bedienung in deutscher Sprache ausreichen. Zur Benutzung der Software ermöglichen wir jedoch allen Benutzern die individuelle Auswahl ihrer präferierten Sprache aus den verfügbaren Sprachversionen.

Zusätzlich stellen wir auch die Hilfetexte und Gesetzestexte in der jeweiligen Sprache zur Verfügung. Die Dokumentation von Inhalten kann in beliebigen Sprachen erfolgen.

Aktuell werden als Standardsprachen Deutsch und Englisch unterstützt. Französisch und Spanisch sind bis Anfang 2019 geplant. Optional können aber auch weitere Sprachen hinzugebucht werden.

Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung ermöglichen Ihnen die Verwaltung aller Mitarbeiter mit Namen, E-Mailadressen, Personalnummer und deren Zuordnung zu den jeweiligen Organisationseinheiten. Die Daten stehen dann für die weitere Verwendung in den anderen Modulen des audatis MANAGERs zur Verfügung.

Für die Nutzung der Dokumentations- und Nachweispflichten sowie für den Einsatz von E-Learnings benötigen Ihre Mitarbeiter keinen „Benutzer“ im audatis MANAGER, und werden damit auch nicht zu den Benutzern gezählt, sondern können über die Mitarbeiterverwaltung verwaltet werden.

Organisationsverwaltung

Die Organisationsverwaltung ermöglicht Ihnen die Darstellung und Pflege der organisatorischen Hierarchiestufen (z.B. Bereichen, Abteilungen, Teams) Ihres Unternehmens.

Die Daten stehen dann für die weitere Verwendung in den anderen Modulen des audatis MANAGERs zur Verfügung und können damit die fachliche Zugehörigkeit von Inhalten zu einer Abteilung etc. für den einfachen Überblick abbilden.

Sicheres Nachrichtensystem

Statt über ungeschützte E-Mails zu kommunizieren, können Sie als registrierter Benutzer das sichere Nachrichtensystem für Ihre datenschutzbezogenen Nachrichten verwenden.

Gerade als Datenschutzbeauftragter kann das bei Anfragen, Beschwerden oder Auskünften sinnvoll sein, da hiermit die Vertraulichkeit auch gegenüber der eigenen IT-Abteilung gewährleistet werden kann.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Benachrichtigungsfunktion für Fachverantwortliche bei Prüfung von Auftragsverarbeitungen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und allen anderen Prüfaktivitäten

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Die Beschreibungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung gem. Art. 32 DS-GVO sind u.a. für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten notwendig und auch für jede Auftragsverarbeitung unerlässlich.

Sie können unser Datenschutzmanagementsystem nutzen, um beliebig viele technische und organisatorische Maßnahmenbeschreibungen anzulegen (z.B. für jeden Standort oder spezielle Verfahren) und zu verwalten.

Außerdem können Sie individuell anpassbare Textbausteine als Vorlage verwenden, um den Benutzern eine schnellere und auf Ihre Organisation abgestimmte Dateneingabe zu ermöglichen.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Aufgabe zum Ausfüllen oder Ergänzen an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
  • Bearbeitungshistorie zur Erfüllung der Eingabekontrolle
  • Export aller Maßnahmen im CSV- oder PDF-Format möglich
  • Workflowintegration für einfachere und schnellere Abläufe

Verschlüsselung der Daten

Neben einer sicheren Datenübermittlung durch SSL/TLS-Verschlüsselte Internetverbindungen (https://) werden die eingegebenen Daten im audatis MANAGER bereits direkt in der Datenbank verschlüsselt gespeichert. Selbst Administratoren des IT-Systems haben damit keinen Zugriff auf Ihre gespeicherten Inhalte.

Dies betrifft nicht nur die personenbezogenen Daten zu Mitarbeitern, sondern auch hinterlegte Daten zu Auftragsverarbeitung, Verarbeitungstätigkeiten, und allen anderen im audatis MANAGER dokumentierten Inhalten.

Wir erfüllen damit auch die Anforderung zur Sicherheit der Verarbeitung gem. Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist für den Datenschutzbeauftragten oft eine undankbare und langwierige Aufgabe. Mit unserem Datenschutzmanagementsystem erstellen Sie dieses Verzeichnis (früher auch als Verfahrensverzeichnis bezeichnet) auf Knopfdruck oder binden die Ansprechpartner in den Fachabteilungen in die Bearbeitung mit ein. Damit haben Sie schnell eine Übersicht aller Verfahren mit Bezug zu personenbezogenen Daten und sind jederzeit auskunftsfähig gegenüber Betroffenen und Aufsichtsbehörden.

Darüber hinaus ist das Verzeichnis als Werkzeug für den Datenschutzbeauftragten unerlässlich, um z.B. im Fall von Datenpannen reaktiv oder bei der Planung von Sicherheitsmaßnahmen proaktiv tätig werden zu können.

Sie können weiterhin jede angelegte Verarbeitungstätigkeit als Vorlage speichern, für neue Verarbeitungstätigkeiten übernehmen und müssen dieses lediglich anpassen. Außerdem können Sie individuelle Textbausteine als Vorlage verwenden, um den Benutzern eine schnellere und auf Ihre Organisation abgestimmte Dateneingabe zu ermöglichen.

NEU: Optionale Vorlagenpakete als fertige Muster

Optional bieten wir Ihnen fertige Vorlagenpakete für Verzeichnisse gem. Art. 30 DS-GVO verschiedener Branchen an. Damit reduzieren Sie Ihren Dokumentationsaufwand um mehrere Tage und müssen lediglich eine Anpassung an lokale Abweichungen vornehmen.

Weitere Funktionen in diesem Modul:

  • Ausfüllen oder Ergänzen von Verarbeitungstätigkeiten an fachverantwortlichen Benutzer delegierbar
  • Bearbeitungshistorie zur Erfüllung der Eingabekontrolle
  • Einsatz von individuellen Textbausteinen als Vorlage zur schnelleren Erfassung
  • Export aller Verarbeitungstätigkeiten (jeweils einzeln oder alle als internes oder behördliches Verzeichnis) im CSV- oder Word-Format möglich
  • Gruppenvorlagen speichern und nutzen oder Verarbeitungstätigkeiten mit anderen Organisationseinheiten verknüpfen. So können Sie z.B. in Unternehmensgruppen oder als externer DSB gleichartige Verarbeitungstätigkeiten einmal anlegen und mehrfach verwenden
  • Workflowintegration für einfachere und schnellere Abläufe

Vorlagentextbausteine

Der audatis MANAGER wird bereits mit über 200 Vorlagentextbausteinen geliefert, u.a. aus den Bereichen:

  • Aktivitätenverwaltung
  • Datenschutzvorfälle und Sofortmaßnahmen
  • Maßnahmenbeschreibungen für technische und organisatorische Maßnahmen
  • Schutzbedarfsstufen
  • Verarbeitungstätigkeiten (Rechtsgrundlagen, Löschfristen, Kategorien von Betroffenen, etc.)

ausgeliefert, um Ihnen so eine schnelle Dokumentation der datenschutzrelevanten Verfahren und Tätigkeiten zu ermöglichen.

Darüber hinaus können auch individuelle Textbausteine erstellt oder vorhandene angepasst und für die Verwendung in anderen Modulen gespeichert werden.

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